La comunidad contable —y el país en general— quedó anonadada con los eventos conocidos del auditor de Odebrecht, el señor Jorge Enrique Pizano (Q.E.P.D.).
Gracias a algunos medios, todos escuchamos los audios que el mismo señor Pizano guardó, en los cuales le informaba al fiscal de sus hallazgos de movimientos de efectivo que no encontraba razonables. Allí se hizo inmortal en audio la frase "Ji ji ji, esto es una coima, marica".
Un controller, cargo que desempeñaba el señor Pizano, es más que un auditor, es un contralor —aunque al parecer él no tenía poder de acción—, ya que alguien con esta responsabilidad realmente tiene la capacidad de decidir sobre los recursos y puede detener pagos si no los encuentra correctos. A la final, el contralor es el garante de los valores misionales de la compañía que salvaguarda y para eso lo nombran en ese cargo los accionistas, los dueños o propietarios de una empresa.
Ahora bien, las técnicas de auditoría son muy variadas y de la mano del desarrollo informático continúan evolucionando.
Es así que gracias a los macros (pequeños programas que pueden diseñar directamente los usuarios sin necesidad de ser programadores o ingenieros de sistemas), una poderosa funcionalidad implícita en las hojas de cálculo, es posible ayudarnos en nuestro ejercicio contable y hacer un rastreo en el 100% de las operaciones y, por si fuera poco, ejecutar el trabajo en cuestión de segundos.
La tecnología de los macros apareció por primera vez en la vieja hoja de cálculo Lotus 123 en 1986. La metodología para realizar la trazabilidad al efectivo se basa en el principio de la contrapartida contable, de tal manera que en una base de datos contable es posible encontrar el origen y destinación de los dineros. En otras palabras: de dónde vino el dinero o para dónde se fue.
Detectando pagos tipo "ji ji ji, es una coima"
Escribir el procedimiento paso a paso fue realizado por primera vez el 8 de noviembre de 2010 por el profesor Alejandro Quiceno quien lo documentó en su libro Como elaborar el flujo de efectivo por el método directo (ISBN 978-958-44-7639-5).
Años después lograría programar las instrucciones para realizar la trazabilidad al efectivo y ejecutarlas en segundos con ayuda de los macros.
Al generar el flujo de efectivo directo por trazabilidad (muy distinto a los flujos de efectivo tradicionales los cuales son basados en variaciones del balance) se crea un reporte dinámico —dinámico en contraposición a informe estático— y gracias al poderoso drill down se pueden analizar los movimientos directamente hasta la esencia misma: el documento contable, el soporte o prueba que constituye evidencia valida y suficiente.
De tal manera que es posible revisar el 100% de los movimientos u operaciones. Además, gracias al computador, el volumen de información deja de ser un problema. Se crean papeles de trabajo dinámicos y cruces de información en cuestión de minutos, con lo que las partidas "sospechosas" o "presuntas inconsistencias" saltan a la vista.
Es posible dictaminar en lugar de dar una opinión
Aplicado el método a las retenciones en la fuente, podemos dar cumplimiento perfecto al artículo 581 del Estatuto tributario numeral 3 el cual reza: "La firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los siguientes hechos: ....3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes".
Lo anterior, ya que al realizar trazabilidad a las retenciones en la fuente se puede detectar si hay operaciones que "se quedaron por fuera o no" con lo cual se puede efectivamente verificar y firmar con total seguridad y tranquilidad.
Este es un método que sirve a muchos propósitos: ejemplo ayuda a valuar las empresas pues demuestra cómo ha sido la generación de caja, la administración del efectivo, podemos generar nuevos reportes como el flujo de la financiación, rastrear otros impuestos como el Iva, etc.
Con el método en mente, la imaginación para crear infinidad de pruebas es el límite.
Los contadores cuentan con una nueva técnica, la cual ya ha sido automatizada para ser usada por todos.
